الأحد، أبريل 18، 2010

إدارة الوقت

ما الذي يضيع وقتك؟
كيف تزيد من ساعات يومك ؟
الوقت هو الحياة
الوقت أحد الموارد الأساسية في الإدارية كالأرض والأفراد وراس المال والتجهيزات ولكنه يختلف عن باقي الموارد في :
1- للناس جميعاً مقدار متساو منه ( 24 ساعة يوميا )
2- لايمكن ادخاره أو تجميعه
3- يستحيل استعادة ما فات منه
4- يمكن استغلاله بفاعلية أكبر وتحسين الاستفادة منه
ما الذي يضيع وقتك ؟

1- إنجاز نصف المهمة ثم التوقف وعدم استكمالها
2- فقدان المستندات والأوراق الهامة في الوقت الحرج
3- الهاتف
4- الطوارئ
5- الاجتماعات غير المحددة
6- الزائرون بدون مواعيد
7- قيامك بأعمال غيرك
8- الموظفون الاتكاليون وغير المدربون
كيف تزيد من ساعات يومك ؟
1- حدد أهدافك كتابياً : في بداية يومك أو نهاية اليوم السابق
واسأل ما الذي يمكن أن أستغني عنه
2- أبذل وقت لتنظيم أوراقك وملفاتك
* قاعدة 20% من الجهد = 80% من النتائج
3- كن شجاعا : وتخلص من الأوراق التي لا تحتاجها
يمكن وضع بعضها في صندوق لوقت محدد
4- اعتذار : اعتذر بلباقة عن مقابلة غير مخططة
ومن شخص لا يحترم وقتك
5- فوض : للآخرين ما يمكن تفويضه خصوصا الأعمال
الروتينية وامنحهم شيئ من مهامك لتشعرهم بالرضا
وتدربهم على مهام وظيفية جديدة
6- نظم ورتب مكتبك : تأكد من وجود قائمة متكاملة بالهواتف المهمة
وأن أوراقك ومعاملاتك والتعاميم مصنفة جيدا
وإذا استخدمت شيئ أرجعه لمكانه الأصلي
وأن تجهيزات مكتبك متكاملة
7- اسأل نفسك : - هل يمكن الاستغناء عن الاجتماع بخطاب
    - هل يمكن استبدال المقابلة بمهاتفة
                * إذا كان لا بد من الاجتماع اسأل نفسك :
                   - من يحضر الاجتماع ؟
 - ما وقت الاجتماع ؟ ( بداية ونهاية )
   - ما الذي يجب أن أحضره للاجتماع من أوراق
ومستندات وتعاميم وتقارير
8- تعامل مع الأشياء الصعبة في الصباح الباكر لأنها ساعات الصفاء الذهني
9- استخدم وسائل التقنية الحديثة :- إعادة الاتصال بالهاتف
- ضبط الوقت في الفيديو للتسجيل
     - الحاسب الآلي من الآلة الكاتبة
10-  قم بعمل واحد في وقت واحد ( ما جعل الله لرجل من قلبين في جوفه )
11-  اقبض على الفكرة : - احتفظ بقلم ودفتر لتدوين الأفكار والملاحظات
في كل وقت سواء كنت في المكتب أو في السيارة
أو على السرير فقد تذهب الفكرة الثمينة ولا تعود
في زحمة الأعمال الكثيرة
12- استغل وقت الانتظار : سواء في المطار أو في الطائرة والقطار
أو المقابلة مسئول أو في سيارتك براءة كتيب
                  أو إجراء مهاتفة أو تدوين ملاحظات
                  أو تنظيم جدول عمل أو ترتيب أولويات
13- اسأل نفسك : كيف أزيد ساعات يومي ؟

ليست هناك تعليقات: